المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : اهم واجبات ومهام السكرتير التنفيذي


بياع الورد
04-01-2009, 10:18
والمقصود بها ما هي اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي وساقوم إن شاءالله بوضع بحث شامل عنها

اولا - معالجة البريد :
1- يستلم البريد اليومي .
2- يفرز البريد اليومي .
3- يعرض البريد على المدير .
4- يوجه البريد حسب الاختصاص.
5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.
6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .
7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .
8- يسجل البريد الصادر.
9- يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:
1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.
4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.
5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.
6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.

ثالثا - اعداد المراسلات :
1- يحرر المادة المكتوبة.
2- يطبع المادة المحررة.
3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.
4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.
5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.

رابعا - تنظيم الاجتماعات :
1- يحجز قاعة الاجتماعات.
2- يوجه الدعوة للمشاركين.
3- يجهز قاعة الاجتماع.
4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.
5- يدون الملاحظات في الاجتماع .
6- يعد محضر الاجتماع.
7- يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :
1- يسجل بيانات الزوار.
2- يعرض الاجندة على المدير.
3- يجهز البيانات المطلوبة.

سادسا - استقبال زوار المدير العام :
1- يستقبل الزوار.
2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3- يقوم باستقبال كبار الضيوف.

سابعا - ترتيب السفريات:
1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .
2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3- يجهز ملف السفر.
4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.

ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:
1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
2- يصنف المحفوظات .
3- يرمز المحفوظات.
4- يفهرس المحفوظات .
5- يحفظ المحفوظات .
6- يتلف المواد المحفوظة.
7- يحضر الملفات عند الطلب.

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:
1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.
3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
1- يومن المواد والمستلزمات.
2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
5- يحضر المصروفات النثرية للادارة.

حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word
2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.
3- ينشى الجداول باستخدام Excel.
4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.
5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.
6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.
7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.

ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:
1- يستخدم جهاز الفاكس.
2- يستخدم آلة التصوير.
3- يستخدم فرامة الورق.
4- يستخدم الماسح الضوئي.
5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.
6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.

ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :
1- يغير احبار الاجهزة .
2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.
3- يصلح الاعطال البسيطة.
4- يبرمج الفاكس.

رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :
1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .
2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.
3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
4- يتابع البرامج المتخصصة.
5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.

خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:
1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .
2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.

سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :
1- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
2- ينسق اجازات العاملين.
3- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.
4- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين.

إلى هنا ارجو من الله ان اكون قد وفقت في سرد اهم واجبات ومهام السكرتير التنفيذي

بنت الراشد
04-01-2009, 10:40
مشكووووور خوي بياع الورد
إن شاء الله أول ماخلص من الجامعه وأتوظف
أسميني بسير عليها
الله يجزاك الجنه والله لايحرمنا من المواضيع المفيده والرائعه
تقبل مروري المتواضع
أختك
بنت الراشد

سالم بلقوحه
04-01-2009, 01:20
تسلم يالغالي ع هذا الموضوع ...

الوظيفه والله متعبه ولكنها شيقه ... ماشاء الله عندك معلومات كثيره ... أتحفنا بها يالغالي ...

شكـــراً لك ملء السموات والارض ....

شكــراً لك عدد زخات المطر ...

أرجووك لاتحرمنا من بوحت قلمك يالغالي ....

أمل الحيــــــــــاة
13-01-2009, 09:59
بصراحة كفيت و وفيت

و هالوظيفــــة مب هينة أبداً ... قلق 24 ساعــة

الله يعين جميع الموظفين

و تقبل مروري

توووووتا
14-01-2009, 07:32
يعطيك العافيه اخوي اسلوب حلو وبسيط

الحمدالله درست هدي المهام في مواد السكرتاريه

عموما الشغلة حلوة وممتعة بس فيها ضغط شويه

وهذا اسم كتاب ل "ميرلين مانينج " بيفيد اللي متوظف او بيتوظف سكرتير تنفيذي

اسمو(( دليل السكرتارية التنفيذية))

تحياتي للجميع

:)